La cultura corporativa ha cambiado drásticamente en los últimos años. Los tradicionales trabajadores de nueve a cinco años están siendo reemplazados por una fuerza de trabajo más flexible. Los empleados ahora trabajan a menudo desde casa o desde más de una oficina, y viajar es la norma para muchos. Las innovaciones en las comunicaciones unificadas, junto con la reciente crisis económica mundial, han contribuido a acelerar la transformación en espacios de oficina abiertos de uso múltiple y más manejables.

Sin embargo, estos espacios abiertos no son ideales para todo el mundo. De hecho, algunos estudios señalan que las oficinas abiertas disminuyen la productividad y el bienestar de los empleados, a la vez que aumentan el número de días de baja por enfermedad. Investigaciones recientes apoyadas por la Escuela de Negocios de Harvard encontraron que al eliminar los límites físicos como las paredes y las puertas, la comunicación entre los trabajadores disminuyó y las interacciones cara a cara se redujeron en un 70 %. Además, algunos empleados anhelan su propio espacio para reuniones o pensamiento creativo, para asegurar la confidencialidad o simplemente para escapar de las distracciones de un plan de piso abierto. En cualquier caso, estamos viendo un aumento de las empresas que crean espacios de reunión pequeños y flexibles destinados a conversaciones informales, presentaciones, sesiones de brainstorming, conferencias con trabajadores a distancia o cualquier otro tipo de colaboración.

Los huddle rooms son espacios diseñados para estas reuniones improvisadas del día a día, y tratan de hacer el mejor uso del espacio limitado. Estas reuniones suelen tener de 2 a 8 participantes, no duran mucho tiempo, y a menudo no se programan con antelación. La idea es hacer más en menos tiempo, crear una colaboración más eficiente a través de un intercambio de ideas más eficaz, brainstorming más innovadores y la generación de ideas, para crear un entorno de innovación, compromiso y productividad. En los próximos años, probablemente veremos una transformación en estos espacios liderada por tres aspectos clave: Flexibilidad, facilidad de uso y mejora de la experiencia del usuario.

La importancia de seleccionar la tecnología correcta:

¿La mejor parte de un Huddle room? Puedes organizar reuniones importantes allí, o reunir a tus compañeros de trabajo para una mini sesión de brainstorming; el espacio es polivalente y la tecnología punta garantiza que el Huddle room se adapte en consecuencia. Es importante que la tecnología empleada sea fácil de usar, sin necesidad de entrenamiento. Teniendo esto en cuenta, la mesa es la esencia del Huddle room, y debe ser versátil, flexible e intuitiva.

Si se trata de crear un espacio flexible y útil para que trabajen pequeños grupos de personas, tener una gran pantalla en la pared puede al principio parecer una buena idea. Sin embargo, es importante que la pantalla no ocupe toda la pared y domine la habitación, y que se preste la debida atención a los que se sientan cerca de la pantalla. Una pantalla multimedia que no sólo tenga el tamaño adecuado sino también la posición correcta frente al usuario es un factor clave para garantizar la concentración y el enfoque. Las pantallas deben ser fáciles de conectar para no perder demasiado tiempo en su configuración, maximizando así el tiempo de concentración. Los monitores motorizados, retráctiles y plegables aseguran un uso óptimo del espacio limitado. La posibilidad de dar forma a estas pantallas para que se adapten mejor a un número diferente de personas sentadas alrededor de una mesa es una ventaja añadida. Esto proporciona un equilibrio entre la conveniente visualización de la pantalla y la visibilidad de los participantes y, a su vez, permitirá a los espectadores colaborar de forma más natural, literalmente reunidos alrededor de la mesa, en lugar de mirar a una sola y distante pantalla. La calidad del vídeo es una necesidad, y también lo es la calidad del sonido. Los mejores altavoces omnidireccionales de su clase optimizan la acústica de la sala. Los monitores de vídeo profesionales de buena calidad, estratégicamente colocados, permiten una fácil conectividad para los trabajadores remotos. La capacidad de conectar dispositivos personales proporciona una familiaridad muy necesaria. La privacidad proporcionada en la Sala de Reuniones y el control sobre los dispositivos conectados ayuda a proteger la propiedad intelectual de la organización. Este es el fundamento de la Mesa de Reuniones.

Todas estas características garantizan una mayor privacidad, flexibilidad, facilidad de uso y una mejor experiencia del usuario, lo que a su vez facilita una mejor comunicación y un trabajo más eficiente y eficaz, algo que sólo puede ser bueno para los negocios.

Los costes intangibles de una tecnología más básica:

Cuando los presupuestos son ajustados, puede parecer una buena idea buscar el monitor más barato disponible y colocarlo en una pared. Pero esta podría ser una decisión muy precipitada. ¿Alguna vez has pensado en el coste de una mala idea?

Las pantallas de mala calidad que son difíciles de operar e inconvenientes de usar dan como resultado reuniones de mala calidad que frustran a los participantes e impactan negativamente en las relaciones internas y externas. La percepción de la empresa que tienen los empleados e invitados puede ser seriamente dañada. Hay que considerar razones económicas tangibles y factores emocionales intangibles cuando se calcula el retorno de la inversión en un Huddle room: reducción de los gastos de viaje, reducción del uso de papel y de los costes de administración, reducción de los costes inmobiliarios asociados a la utilización versátil del espacio, ahorro de tiempo derivado de la reducción de las necesidades de viaje, ahorro de tiempo por la realización de una reunión más eficiente, etc .

Además, los estudios demuestran que los participantes en las reuniones responden bien a la estimulación de sus sentidos. Es fundamental adoptar una tecnología que aumente los niveles de interés, motive, fomente la creatividad, impulse la productividad y dé a las empresas una ventaja competitiva con la fuerza de trabajo actual, más joven y más conectada. Un entorno de trabajo que valore a las personas y a las conversaciones que mantienen significa reuniones más productivas y trabajadores más comprometidos, y a su vez resulta en una mayor satisfacción de los empleados y los socios. Un Huddle room equipada con la última tecnología indica, por tanto, que usted y su empresa son atentos, progresistas e innovadores: grandes asociaciones para la su imagen corporativa.

Video: Arthur Holm Intros Dynamic4 Diamond-Shaped Monitors For Huddle Rooms