Hi ha moltes coses que hem après durant aquesta pandèmia. Hem après que no totes les reunions requereixen presència física i també hem après que alguns avantatges de les reunions presencials són insubstituïbles. Es podria concloure que tant les reunions presencials com les virtuals són necessàries i que són complementàries més que substitutives: la clau és identificar el millor tipus de reunió segons cada situació.

No hi ha dubte dels beneficis de les reunions virtuals: des del cost fins a la flexibilitat i, per descomptat, la preservació de la salut dels assistents a la reunió. La col·laboració en línia és bona per resoldre problemes de temps i de distància: ajuda a la productivitat, la diversitat dels equips i la disponibilitat. Però la col·laboració en línia no té la màgia de treballar cara a cara i les sensacions no poden viatjar per la xarxa.

El poder d’una encaixada de mans:

No oblidis que donar la mà fa que s’activi el centre del cervell associat a les recompenses.

“L’encaixada de mans és una forma valuosa de comunicació no verbal. És una forma de llenguatge corporal interactiu que ofereix informació sobre com l’altra persona veu el món, ella mateixa i tu. És una part vital, encara que normalment subconscient, de crear una primera impressió i enviar un missatge de despedida”.

-Robert E. Brown i Dorothea Johnson, “The Power of Handshaking”

En En menys de cinc segons, un possible empresari, client o soci de negocis pot aprendre molt sobre tu, tant si ets fiable, confiat i competent, com si ho segueixes. Una bona encaixada de mans acompanyada d’un contacte visual directe i un somriure càlid indica que estàs segur i digne de confiança, els dos trets més importants que té una persona de negocis.

Els missatges “ocults”:

La comunicació no verbal implica els missatges que les persones envien mitjançant accions com ara gestos, expressions facials, postura i aparença. Les indicacions no verbals proporcionen informació precisa sobre els trets personals.

En el transcurs d’un dia normal, el director general típic passa una quantitat extraordinària de temps reunint-se i parlant amb la gent. Part integrant de la comunicació d’un directiu són les imatges, el lloc i els moviments corporals que fa servir. Les imatges, l’ambientació i el llenguatge corporal no són només complements a la comunicació. Porten els missatges; i de fet, en alguns casos, ells són els missatges. La clau està en saber allò que es comunica.

La comunicació no verbal inclou el següent:

• To de veu
• Velocitat i volum de la parla
• Com articulem les nostres paraules
• Ritme, entonació i accentuació de les paraules
• Expressió facial
• La quantitat de contacte visual que fem
• Gestos/tacte
• Llenguatge corporal i postures

Les investigacions mostren que quan comuniquem sentiments i actituds, només un petit percentatge del nostre missatge global prové de les paraules que fem servir.

• El 55% del nostre missatge prové del llenguatge corporal (especialment dels moviments dels petits músculs al voltant de l’ull que poden transmetre commoció, incredulitat, dubte o fàstic)
• El 38% del nostre missatge prové del to de veu
• Només el 7% del nostre missatge es transmet amb les paraules que fem servir (Mehrabian, 2007)

Centrar-se, participar i crear:

Les reunions presencials permeten als ponents captar l’atenció d’una manera que no és possible en un entorn virtual. Estar en un ambient diferent, com un sala de conferències o àrea de reunions , estimula el cervell i t’obre a noves idees.

Les distraccions presencials es redueixen i és menys probable que algú es distregui amb el teu telèfon intel·ligent, per exemple. Quan el nostre interlocutor és a la mateixa habitació, ens concentrem més i millor. Quan esteu tots a la mateixa sala, anima la gent a participar. Així, ens concentrem millor, ens tornem més creatius i participatius. Hi ha avantatges únics de treballar a la mateixa habitació, com el poder creatiu de les interaccions espontànies.

Fins i tot Steve Jobs, inventor de l’iPhone, sabia fa molt de temps que les reunions cara a cara mai passarien de moda. “En la nostra era de les xarxes hi ha la temptació de pensar que les idees es poden desenvolupar per correu electrònic i iChat. Això és una bogeria. . La creativitat prové de reunions espontànies, de discussions aleatòries”.