La salle de réunion est traditionnellement l’un des lieux les plus importants des bureaux d’une entreprise. C’est un espace multifonctionnel qui peut être utilisé comme un lieu de rassemblement, un espace où la créativité peut circuler, un point focal pour initier et construire… relations avec les clients, les fournisseurs, les employés et les actionnaires.hips avec les clients, les fournisseurs, les salariés et les actionnaires, et bien sûr pour la prise de décision stratégique et la communication des valeurs de l’entreprise.
Mais avec l’apparition de Covid-19, la grande majorité des employés ont été contraints de travailler à domicile, et d’innombrables salles de réunion sont restées étrangement vides pendant plus de 12 mois. La pandémie a entraîné une augmentation spectaculaire de l’utilisation des technologies de vidéoconférence et une tentative de redéfinition de l’utilisation des espaces de bureau. Mais en réalité, personne ne sait avec certitude à quoi ressembleront les lieux de travail dans la période post-pandémique.
Certaines études récentes telles que « Working from home : Too much of a good thing ? » (par Kristian Bherens, Sergey Kichko et Jacques-François Thisse, publié par le Centre de recherches politiques et économiques), révèlent que le télétravail et la réduction de l’espace de bureau ne sont pas une panacée. Les chercheurs ont étudié comment différentes intensités de télétravail affectent l’efficacité globale des entreprises, ainsi que son impact sur l’économie dans son ensemble. Ils concluent que le télétravail est une bénédiction ambiguë : la relation entre le télétravail et la productivité ou le PIB est une « forme de U inversé » et accroît la disparité des revenus ; une réduction excessive des espaces de travail peut être préjudiciable à tous et exacerber l’inégalité économique.
Si le télétravail présente indubitablement de nombreux avantages, tels que la réduction du temps et des coûts de transport et, surtout, la sécurité que procure le fait de ne pas être en contact direct avec les gens, il entraîne également des coûts importants qui sont difficiles à quantifier, tels que la détérioration de ce que l’on appelle « l’économie d’agglomération », qui se définit par le regroupement des entreprises et les avantages et les bénéfices qu’elles tirent de cette proximité, en permettant à leurs employés d’interagir à la fois de manière spontanée et informelle.
En effet, le National Geographic rapporte : « Les expériences similaires sont si nombreuses que ce phénomène est devenu connu sous le nom de « Zoom fatigue » (bien que cette fatigue s’applique également à l’utilisation de Google Hangouts, Skype, FaceTime ou de toute autre interface d’appel vidéo). L’augmentation sans précédent de leur utilisation à la suite de la pandémie a déclenché une expérience sociale non officielle et a prouvé quelque chose qui a toujours été vrai à l’échelle humaine : les interactions virtuelles peuvent être difficiles pour le cerveau ».
Les êtres humains communiquent même lorsqu’ils ne parlent pas. Par exemple, lors d’une conversation en face à face, le cerveau se concentre en partie sur les mots prononcés, mais il extrait également le sens de dizaines de signaux non verbaux, comme le fait qu’une personne regarde ailleurs ou se tourne légèrement, qu’elle s’agite pendant que vous parlez ou qu’elle inspire rapidement juste avant de vous interrompre (est-elle ennuyée, nerveuse ou agitée ?) Ces signaux donnent une image complète de ce qui est transmis et de la réponse attendue de la part de l’autre personne. (Ces signaux donnent une image complète de ce qui est transmis et de la réponse attendue de la part de l’interlocuteur. L’homme a évolué en tant qu’animal social. Pour la plupart d’entre nous, l’identification de ces signaux est naturelle, leur analyse demande peu d’efforts conscients et, surtout, elle peut jeter les bases d’une intimité émotionnelle.
Or, un appel vidéo normal affecte ces capacités enracinées et exige une concentration constante et intense sur les mots. Si nous ne voyons que le visage et les épaules d’une personne, nous perdons la possibilité de voir les gestes de la main ou d’autres expressions corporelles. Et si la qualité de la vidéo est médiocre, il n’y a aucune chance de déduire quoi que ce soit des expressions faciales minimales, ce qui entraîne de la frustration et une expérience bidimensionnelle.
Un autre problème est que les écrans à plusieurs personnes augmentent la fatigue. La vue en galerie sollicite la vision centrale du cerveau et l’oblige à décoder tellement de personnes en même temps que vous finissez par ne plus rien comprendre à personne, pas même à la personne qui parle.
Cela pose des problèmes, comme le fait que les appels vidéo de groupe deviennent moins collaboratifs et plus fragmentés, des conversations dans lesquelles seules deux personnes parlent en même temps tandis que les autres écoutent, (ce qui est particulièrement vrai pour les participants les plus timides, qui exprimeraient leurs opinions lors d’une réunion en face à face, mais qui resteraient discrets dans les vidéos de groupe). Comme chaque participant utilise un flux audio et est conscient des autres voix, il est impossible d’avoir des conversations simultanées. Si vous ne voyez qu’un seul locuteur à la fois, vous ne pouvez pas reconnaître le comportement des participants non actifs, ce que vous pourriez voir avec une version périphérique normale.
Pour certaines personnes, l’attention prolongée crée un sentiment étrange d’épuisement, de cerveau « flou » et d’inaction. Le cerveau se sent submergé par trop d’informations et de stimuli, alors qu’il se concentre sur la recherche d’indices non verbaux introuvables.
Mais en général, les appels vidéo ont rendu les conversations Ces outils nous permettent de maintenir des relations à distance, de connecter des salles de travail à distance et, malgré l’épuisement mental, de promouvoir un certain sens de l’unité et de la proximité pendant une pandémie. Ces outils nous permettent de maintenir des relations à distance, de relier des salles de travail à distance et, malgré l’épuisement mental, de promouvoir un certain sens de l’unité et de la proximité lors d’une pandémie. La fatigue liée à l’utilisation de Zoom pourrait même diminuer au fur et à mesure que les gens apprennent à démêler le désordre mental créé par les appels vidéo. Mais les réunions en face à face ne disparaîtront jamais et seront même plus nécessaires que jamais. Ce qui est clair, c’est que le monde réel et le monde en ligne doivent apprendre à coexister, et que les espaces de conférence et de réunion devront probablement s’adapter à ce modèle de collaboration hybride.
En résumé : Les salles de réunion resteront le centre névralgique d’une entreprise, mais la différence est qu’elles devront être « technologiquement adaptées » pour permettre aux équipes à distance de collaborer, avec une flexibilité permettant d’accueillir un nombre variable de participants, et tout cela sans perdre de vue le facteur « wow » : l’expérience vidéo et audio doit être bien meilleure qu’auparavant, ainsi que la création d’un espace impressionnant, avec un design esthétique unique et impeccable.
