Woody Allen ha detto: “Mi interessa il futuro perché è il luogo in cui passerò il resto della mia vita”. E cosa ci riserverà il 2020? Le previsioni dicono che sarà il punto di svolta da cui si giudicheranno i progressi della tecnologia del XX secolo: computer quantistici con la capacità di fare calcoli impossibili, big data, robot, Intelligenza Artificiale, Internet delle Cose, auto autonome, droni… questa tecnologia conformerà il nuovo ecosistema aziendale. Ma come influirà tutto questo sulle sale riunioni e sulle conferenze?
Secondo recenti studi, la maggior parte dei dipendenti partecipa in media a più di 60 riunioni annuali, mentre i dirigenti dedicano alle riunioni tra il 40% e il 50% del loro tempo. Chi più e chi meno ha subito l’irrimediabile perdita di tempo che tali riunioni comportano: non è facile coordinare le agende dei partecipanti, evitare che qualcuno arrivi in ritardo, preparare i contenuti e i documenti pertinenti… Secondo Blair Pleasant, un rinomato analista industriale di comunicazioni unificate, l’intelligenza artificiale giocherà un ruolo fondamentale nel modo in cui comunicheremo e collaboreremo nel prossimo futuro. La sua funzione sarà quella di facilitare le riunioni, aumentare la produttività, risparmiare risorse e migliorare il flusso aziendale complessivo. Ma cos’è l’Intelligenza Artificiale e come possiamo applicarla nel campo delle riunioni?
L’IA è un’area molto vasta composta da diverse tecnologie come i bot o le applicazioni software che eseguono compiti automatici e ripetitivi, la robotica, i processori linguistici, gli assistenti vocali come Siri, Google Assistant, Cortana o Alexa (faccio ancora fatica ad accettare che una macchina possa capire quello che diciamo se spesso non ci capiamo nemmeno tra esseri umani, ma si scopre che quando qualcuno parla, le nostre orecchie registrano le onde nell’aria e le traducono in impulsi nervosi che raggiungono il cervello, il quale poi verifica un Il database personale basato sulle nostre esperienze e sulla nostra cultura, e la comprensione nasce. Le macchine non ci capiscono ancora – ricorda che sentire non significa saper ascoltare – ma sono in grado di riconoscere ciò che diciamo).
Abbiamo già detto che uno dei motivi per cui le riunioni possono essere improduttive è che, in genere, si passa troppo tempo a cercare di programmare le riunioni e a trovare un orario comodo per tutti i partecipanti. Ebbene, invece di perdere tempo a cercare di sapere chi è disponibile e quando, i bot possono essere utilizzati per allineare i calendari, identificare le persone che devono partecipare alla riunione, accedere ai documenti e alle risorse corrette, prima e durante l’evento. Durante la riunione, possono identificare e presentare automaticamente informazioni aggiuntive come link web e video in base alle parole chiave utilizzate. Dopo la riunione, gli strumenti di Intelligenza Artificiale possono essere utilizzati per tenere traccia dei compiti assegnati e delle scadenze, per riassumere e trascrivere il contenuto della riunione e per rendere più facile per le persone accedere alle informazioni pertinenti in base all’argomento o al momento in cui è stato menzionato il loro nome, ad esempio. A tutto questo si aggiunge la necessità di risolvere questioni di estrema importanza come la privacy e l’etica nell’utilizzo dei nostri dati. Benvenuti in un 2020 davvero entusiasmante!
