La sala de conferencias de una organización no es sólo el lugar donde se celebran las reuniones, sino una sala de oportunidades y donde se toman las decisiones importantes. Hay que pensar en una sala de conferencias como un santuario donde puedan florecer las ideas y la creatividad.
Un sistema audiovisual adecuado para una sala de reuniones o conferencias debe ser intuitivo, fácil de usar, permitir compartir información, fomentar la participación y la comunicación.
Una sala de conferencias excelente debe tener un buen diseño, muebles cómodos, buena iluminación y acústica, el tamaño adecuado y los ajustes apropiados para que los asistentes se sientan cómodos y mejore el trabajo en equipo.
Los participantes en una reunión no sólo necesitan un espacio en el que colaborar, sino también el equipo adecuado. Según «productivemeetings.com»: «Las sillas de cuero y las mesas pulidas ya no bastan para amueblar una sala de juntas; las herramientas de la sala de reuniones son esenciales para crear un espacio de trabajo plenamente funcional».
La tecnología adecuada puede marcar la diferencia en productividad y eficacia.
Aquí tienes algunos consejos que pueden ayudarte a la hora de concebir una excelente sala de reuniones y conferencias:
Piensa en la tecnología necesaria para animar a los participantes a intercambiar ideas, compartir información, potenciar la creatividad y la generación de ideas brillantes
No quieres feos cables sobresaliendo de los extremos de tu mesa o detrás de la pantalla, y no hay necesidad de que la tecnología sea intrusiva. ¿Por qué debe estar la tecnología en tu camino y no a tu lado? La tecnología puede ser bella y formar parte del diseño interior; debe ayudar a los participantes a colaborar, revisar, evaluar y hacer una lluvia de ideas eficaz.
Integrar tecnología como monitores retráctiles o plegables en la mesa, videoconferencia y audioconferencia garantiza que tu empresa estará equipada para cualquier situación. Si crear un entorno de colaboración es la clave del éxito de una reunión, proporcionar acceso a tecnología punta no intrusiva es imprescindible.
ARTHUR HOLM ofrece una amplia selección de productos únicos, elegantes, versátiles, flexibles y ergonómicos que se utilizan en salas de reuniones y conferencias, auditorios, áreas de recepción y vestíbulos de empresas e instituciones líderes de todo el mundo. Tecnología bellamente diseñada que sólo está ahí cuando se necesita, desapareciendo dentro del mobiliario con sólo pulsar un botón.
ARTHUR HOLM Dynamic3, DynamicX2, Dynamic1H y DynamicX2 Habla.
Piensa qué fuentes de presentación necesitarías y qué tipo de dispositivos personales traerán los demás asistentes
Los requisitos de presentación han cambiado hoy en día, pasando de responder únicamente a las fuentes audiovisuales suministradas a la necesidad de dar soporte al BYOD, ya que los participantes llevarán sus propios dispositivos a la reunión y tendrán la necesidad de mostrar y compartir esta información. En una sala de reuniones funcional, las fuentes de presentación pueden estar situadas tanto en un bastidor de equipos como en la propia mesa de conferencias.
ARTHUR HOLM DynamicShare es una solución excelente para compartir y distribuir señales. Se trata de un sistema de selección y distribución de señales HDMI, que integra el control de los productos Arthur Holm.
Un sistema Dynamic Share consiste en un conjunto de monitores Arthur Holm conectados en un bucle en cadena cerrado HDMI, de modo que cualquier usuario puede enviar una señal HDMI a todos los demás participantes, y a otras pantallas o proyectores grandes que pueda haber en la sala de reuniones, o mostrar sus propias fuentes locales en el monitor sin interferir la señal compartida en otros monitores. Las señales para controlar los monitores están integradas en la señal HDMI, por lo que no es necesario disponer de un cableado de control adicional.
Los asistentes a las reuniones tienen la posibilidad de compartir su información de forma segura y sencilla.
Piensa en mejorar la atención y la concentración
La decoración y la disposición de la sala de conferencias deben ser capaces de ayudar a los asistentes a desarrollar un sentido de propósito y concentración, a la vez que proporcionan un ambiente agradable y se aseguran de que disponen de toda la información que necesitan para tomar las mejores decisiones. Colocar una pantalla delante de cada participante evitará que la gente gire la cabeza y aumentará la concentración. Además, una pantalla táctil permitirá la interactividad. Diseña las salas de conferencias de modo que los asistentes dispongan de toda la tecnología que necesiten, sin tener que abandonar la sala una vez iniciada la reunión.
Piensa en diseñar un espacio versátil y flexible. Transforma un espacio de cuatro paredes en una zona vibrante y dinámica
Los espacios para reuniones y conferencias no deben limitarse sólo a los empleados. Las reuniones con socios, proveedores y clientes pueden celebrarse en la comodidad e intimidad de una sala de conferencias.
Especialmente en las pequeñas empresas, la sala de conferencias suele tener múltiples usos; puede ser un escenario formal para reuniones de la junta directiva o presentaciones a clientes, o puede utilizarse para sesiones de intercambio de ideas, y también para funciones sociales, acogiendo fiestas de cumpleaños u otros actos de celebración. El uso de tecnología retráctil permitirá optimizar el espacio y proporcionará una mesa totalmente flexible, que podrá utilizarse para múltiples fines.
Todos los productos ARTHUR HOLM pueden chaparse también para que encajen perfectamente en el mueble. Las pantallas, los micrófonos y las cámaras podrán aparecer sólo cuando sea necesario, quedando empotrados dentro del escritorio cuando no se necesiten, protegidos y perfectamente integrados en el mobiliario.
Piensa en diseñar tu sala de conferencias de modo que refleje la imagen de tu empresa
Poner una marca en el entorno de trabajo y entender la cultura crea una identidad. Puede que tengas a gente de fuera de tu empresa o que invites a gente a participar mediante videoconferencia. En cualquier caso, el diseño y la decoración de la sala influirán en cómo ven tu empresa.
Es muy sencillo, cuanto mejor te comuniques, mejores serán tus resultados al final del día.
Entonces, ¿cómo diseñar tu espacio de conferencias o reuniones para que refleje la imagen de tu empresa y lo que representa tu negocio?
