La culture d’entreprise a radicalement changé au cours des dernières années. Les travailleurs traditionnels qui travaillent de neuf à cinq sont remplacés par une main-d’œuvre plus mobile et plus flexible. Aujourd’hui, les employés travaillent souvent à domicile ou à partir de plusieurs bureaux, et les déplacements sont la norme pour beaucoup d’entre eux. Les innovations en matière de communications unifiées, ainsi que le récent ralentissement économique mondial, ont contribué à accélérer la transformation vers des espaces de bureaux ouverts, plus faciles à gérer et à usage multiple.
Cependant, ces espaces ouverts ne conviennent pas à tout le monde. En fait, certaines études montrent que les bureaux ouverts réduisent la productivité et le bien-être des employés, tout en augmentant le nombre de jours de maladie. Des recherches récentes, soutenues par la Harvard Business School, ont montré que la suppression des frontières physiques telles que les murs et les portes entraînait une baisse de la communication entre les travailleurs, et que les interactions en face à face diminuaient de 70 %. En outre, certains employés souhaitent avoir leur propre espace pour les réunions ou la réflexion créative, afin de garantir la confidentialité ou simplement pour échapper aux distractions d’un plan d’étage ouvert. Quoi qu’il en soit, nous constatons une augmentation du nombre d’entreprises qui créent de petits espaces de réunion flexibles destinés aux conversations informelles, aux présentations, aux séances de brainstorming, aux conférences avec des travailleurs à distance ou à toute autre forme de collaboration.
Les salles de réunion sont des espaces conçus pour ces réunions quotidiennes impromptues, et elles tentent de tirer le meilleur parti d’un espace limité. Ces réunions comptent généralement de 2 à 8 participants, ne durent pas très longtemps et ne sont souvent pas programmées à l’avance. L’idée est de faire plus en moins de temps, de créer une collaboration plus efficace grâce à un partage plus efficace des idées, à un brainstorming plus innovant et à la génération d’idées, afin de créer un environnement propice à l’innovation, à l’engagement et à la productivité. Au cours des prochaines années, nous assisterons probablement à une transformation de ces espaces sous l’impulsion de trois aspects clés: La flexibilité, la facilité d’utilisation et l’amélioration de l’expérience utilisateur.
L’importance de choisir la bonne technologie :
Le meilleur atout d’une salle de réunion? Vous pouvez y organiser des réunions importantes ou réunir des collègues pour une mini-séance de brainstorming ; l ‘espace est polyvalent et la technologie haut de gamme garantit que la salle de réunion s’adapte en conséquence. Il est important que la technologie utilisée soit facile à utiliser, sans qu’aucune formation ne soit nécessaire. Dans cette optique, la table de réunion, qui est l’essence même de la salle de réunion, doit être polyvalente, flexible et intuitive.
Si vous essayez de créer un espace flexible et utile pour de petits groupes de personnes, l’installation d’un grand écran au mur peut sembler une bonne idée à première vue. Cependant, il est important que l’écran n’occupe pas tout le mur et ne domine pas la pièce, et que l’on tienne compte des personnes assises à proximité de l’écran. Un écran multimédia qui a non seulement la bonne taille, mais aussi la bonne position face à l’utilisateur est un facteur clé pour assurer la concentration et l’attention. Les écrans doivent être faciles à connecter afin que vous ne perdiez pas trop de temps à les installer, ce qui vous permet de maximiser votre temps de réunion. Les écrans motorisés, rétractables et pliables garantissent une utilisation optimale de l’espace limité. La possibilité de façonner ces écrans pour qu’ils conviennent mieux à un nombre différent de personnes assises autour d’une table est un avantage supplémentaire. Cela permet de trouver un équilibre entre le confort de visualisation de l’écran et la visibilité des participants, ce qui permettra aux spectateurs de collaborer plus naturellement, littéralement regroupés autour de la table, plutôt que de regarder un seul écran éloigné. La qualité vidéo est essentielle, tout comme la qualité du son. Les meilleurs haut-parleurs omnidirectionnels optimisent l’acoustique de la salle. Des moniteurs vidéo professionnels de bonne qualité, placés à des endroits stratégiques, permettent aux travailleurs à distance de se connecter facilement. La possibilité de connecter des appareils personnels apporte la familiarité nécessaire. La confidentialité assurée dans la salle de réunion et le contrôle des appareils connectés contribuent à protéger la propriété intellectuelle de l’organisation. C’est la raison d’être de la table de réunion.
Toutes ces caractéristiques garantissent une meilleure confidentialité, une plus grande flexibilité, une plus grande facilité d’utilisation et une meilleure expérience pour l’utilisateur, ce qui favorise une meilleure communication et un travail plus efficace , ce qui ne peut qu’être bénéfique pour les entreprises.
Les coûts intangibles d’une technologie plus basique :
Lorsque les budgets sont serrés, il peut sembler judicieux de rechercher l’écran grand public le moins cher et de l’accrocher au mur. Mais cette décision peut s’avérer à courte vue. Avez-vous déjà réfléchi au coût d’une mauvaise idée ?
Des écrans de mauvaise qualité, difficiles à utiliser et peu pratiques, donnent lieu à des réunions de piètre qualité qui frustrent les participants et ont un impact négatif sur les relations internes et externes. La perception de l’entreprise par les employés et les invités peut être sérieusement affectée. Il faut tenir compte de raisons économiques tangibles et de facteurs émotionnels intangibles pour calculer le retour sur investissement d’une salle de réunion : réduction des frais de déplacement, réduction de l’utilisation du papier et des coûts administratifs, réduction des coûts immobiliers liés à l’utilisation polyvalente de l’espace, gain de temps résultant de la réduction des besoins de déplacement, gain de temps lié à la conduite d’une réunion plus efficace, etc.
En outre, des études montrent que les participants aux réunions réagissent bien à la stimulation de leurs sens. Il est essentiel d’adopter une technologie qui augmente le niveau d’intérêt, motive, favorise la créativité, stimule la productivité et donne aux entreprises un avantage concurrentiel par rapport à la main-d’œuvre actuelle, plus jeune et plus connectée. Un environnement de travail qui valorise les personnes et les conversations qu’elles ont se traduit par des réunions plus productives et des travailleurs plus engagés, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction des employés et des partenaires. Une salle de réunion équipée des dernières technologies indique donc que vous et votre entreprise êtes attentifs, progressistes et innovants – de bonnes associations pour l’image de votre entreprise.
Vidéo : Arthur Holm présente les moniteurs Dynamic4 en forme de diamant pour les salles de réunion.
