La cultura aziendale è cambiata drasticamente negli ultimi anni. I tradizionali lavoratori dalle nove alle cinque sono stati sostituiti da una forza lavoro più mobile e flessibile. Oggi i dipendenti lavorano spesso da casa o da più uffici e per molti gli spostamenti sono la norma. Le innovazioni nel campo delle comunicazioni unificate, insieme alla recente recessione economica globale, hanno contribuito ad accelerare la trasformazione in spazi d’ufficio aperti, multiuso e più gestibili.
Tuttavia, questi spazi aperti non sono adatti a tutti. Infatti, alcuni studi sottolineano che gli uffici aperti diminuiscono la produttività e il benessere dei dipendenti, aumentando il numero di giorni di malattia. Una recente ricerca sostenuta dalla Harvard Business School ha rilevato che l’eliminazione di confini fisici come muri e porte ha portato a un calo della comunicazione tra i lavoratori e che le interazioni faccia a faccia sono diminuite del 70%. Inoltre, alcuni dipendenti desiderano un proprio spazio per le riunioni o per il pensiero creativo, per garantire la riservatezza o semplicemente per sfuggire alle distrazioni di una pianta aperta. In ogni caso, stiamo assistendo a un aumento delle aziende che creano spazi per riunioni piccoli e flessibili destinati a conversazioni informali, presentazioni, sessioni di brainstorming, conferenze con lavoratori a distanza o qualsiasi altra collaborazione.
Le Huddle Room sono spazi progettati per queste riunioni quotidiane improvvisate e cercano di sfruttare al meglio lo spazio limitato. Queste riunioni hanno solitamente da 2 a 8 partecipanti, non durano molto e spesso non sono programmate in anticipo. L’idea è quella di fare di più in meno tempo, di creare una collaborazione più efficiente attraverso una condivisione più efficace delle idee, un brainstorming più innovativo e la generazione di idee, per creare un ambiente di innovazione, impegno e produttività. Nei prossimi anni assisteremo probabilmente a una trasformazione di questi spazi guidata da tre aspetti chiave: Flessibilità, facilità d’uso e miglioramento dell’esperienza utente.
L’importanza di selezionare la tecnologia giusta:
La parte migliore di una sala Huddle? Puoi ospitare riunioni importanti o riunire i colleghi per una mini sessione di brainstorming; lo spazio è multifunzionale e la tecnologia di ultima generazione fa sì che la sala Huddle si adatti di conseguenza. È importante che la tecnologia sia facile da usare e che non richieda alcuna formazione. Tenendo presente questo aspetto, il tavolo Huddle, l’essenza della sala Huddle, deve essere versatile, flessibile e intuitivo.
Se stai cercando di creare uno spazio flessibile e utile per il lavoro di piccoli gruppi di persone, uno schermo di grandi dimensioni appeso alla parete può sembrare una buona idea. Tuttavia, è importante che lo schermo non riempia l’intera parete e non domini la stanza e che si presti la dovuta attenzione a chi siede vicino allo schermo. Uno schermo multimediale che non abbia solo le giuste dimensioni ma anche la giusta posizione di fronte all’utente è un fattore chiave per garantire concentrazione e attenzione. Gli schermi devono essere facili da collegare in modo da non perdere troppo tempo per la configurazione, massimizzando così il tempo dedicato all’Huddle. I monitor motorizzati, retrattili e pieghevoli garantiscono un utilizzo ottimale dello spazio limitato. La possibilità di modellare questi schermi per adattarli a un numero diverso di persone sedute intorno a un tavolo è un ulteriore vantaggio. In questo modo si ottiene un equilibrio tra la comodità di vedere lo schermo e la visibilità dei partecipanti e, a sua volta, gli spettatori potranno collaborare in modo più naturale, letteralmente assiepati intorno al tavolo, invece di guardare un unico schermo distante. La qualità video è fondamentale, così come la qualità del suono. Gli altoparlanti omnidirezionali migliori della categoria ottimizzano l’acustica della sala. Monitor video professionali di buona qualità posizionati in modo strategico consentono una facile connettività per i lavoratori remoti. La possibilità di collegare i dispositivi personali conferisce la necessaria familiarità. La privacy offerta dalla Huddle Room e il controllo sui dispositivi connessi aiutano a proteggere la proprietà intellettuale dell’organizzazione. Questo è il cuore del Tavolo Huddle.
Tutte queste caratteristiche assicurano una maggiore privacy, flessibilità, facilità d’uso e una migliore esperienza dell’utente, facilitando a loro volta una migliore comunicazione e un lavoro più efficiente ed efficace, il che non può che essere positivo per le aziende.
I costi intangibili della tecnologia di base:
Quando il budget è limitato, può sembrare una buona idea cercare il display più economico disponibile e appenderlo alla parete. Ma questa potrebbe essere una decisione poco lungimirante. Hai mai pensato al costo di una cattiva idea?
Schermi di scarsa qualità, difficili da utilizzare e scomodi da usare, si traducono in riunioni di scarsa qualità che frustrano i partecipanti e hanno un impatto negativo sulle relazioni interne ed esterne. La percezione dell’azienda da parte di dipendenti e ospiti può essere seriamente danneggiata. Nel calcolare il ritorno dell’investimento in una sala Huddle bisogna considerare ragioni economiche tangibili e fattori emotivi intangibili : riduzione delle spese di viaggio, riduzione dell’uso della carta e dei costi amministrativi, riduzione dei costi immobiliari associati all’uso versatile dello spazio, risparmio di tempo derivante dalla riduzione degli spostamenti, risparmio di tempo derivante dalla gestione di una riunione più efficiente, ecc.
Inoltre, gli studi dimostrano che i partecipanti alle riunioni rispondono bene se i loro sensi vengono stimolati. È fondamentale adottare tecnologie che aumentino i livelli di interesse, motivino, promuovano la creatività, incrementino la produttività e diano alle aziende un vantaggio competitivo con la forza lavoro di oggi, sempre più giovane e connessa. Un ambiente di lavoro che valorizza le persone e le loro conversazioni si traduce in riunioni più produttive e in un maggiore coinvolgimento dei lavoratori, che a sua volta si traduce in una maggiore soddisfazione dei dipendenti e dei partner. Una sala Huddle dotata delle più recenti tecnologie indica che tu e la tua azienda siete attenti, progressisti e innovativi – ottime associazioni per l’immagine aziendale.
Video: Arthur Holm presenta i monitor Dynamic4 a forma di diamante per le sale Huddle
