La cultura corporativa ha canviat dràsticament en els darrers anys. Els treballadors tradicionals de nou a cinc estan sent substituïts per una mà d’obra més mòbil i flexible. Els empleats ara treballen sovint des de casa o des de més d’una oficina, i viatjar és la norma per a molts. Les innovacions en les comunicacions unificades, juntament amb la recent recessió econòmica mundial, han ajudat a accelerar la transformació cap a espais d’oficines oberts , multiús i més manejables.
Tanmateix, aquests espais oberts no són ideals per a tothom. De fet, alguns estudis assenyalen que les oficines obertes disminueixen la productivitat i el benestar dels empleats, alhora que augmenten el nombre de dies de malaltia. Investigacions recents recolzades per la Harvard Business School van trobar que l’eliminació de límits físics com ara parets i portes va provocar una caiguda de la comunicació entre els treballadors i que les interaccions cara a cara van disminuir un 70%. A més, alguns empleats desitgen el seu propi espai per a reunions o pensament creatiu, per garantir la confidencialitat o simplement per escapar de les distraccions d’un pla de planta obert. En qualsevol cas, s’observa un augment d’empreses que creen espais de trobada petits i flexibles destinats a converses informals, presentacions, sessions de pluja d’idees, conferències amb treballadors a distància o altres col·laboracions.
Les sales de reunions són espais dissenyats per a aquestes reunions improvisades del dia a dia i intenten aprofitar al màxim l’espai limitat. Aquestes reunions solen tenir entre 2 i 8 participants, no duren gaire i sovint no es programen amb antelació. La idea és fer-ne més en un període de temps més curt, crear una col·laboració més eficient mitjançant un intercanvi d’idees més eficient, una pluja d’idees més innovadora i una generació d’idees, per crear un entorn d’ innovació, compromís i productivitat . Durant els propers anys, probablement veurem una transformació en aquests espais liderada per tres aspectes clau : Flexibilitat, facilitat d’ús i millora de l’experiència d’usuari.
La importància de seleccionar la tecnologia adequada:
La millor part d’una sala Huddle ? Podeu organitzar reunions importants allà o reunir companys de feina per a una sessió de mini pluja d’idees; l’espai és polivalent i la tecnologia de punta garanteix que la sala Huddle s’adapti en conseqüència. És important que la tecnologia en joc sigui fàcil d’utilitzar, sense necessitat de formació. Tenint això en compte, la taula Huddle, l’essència de la sala Huddle, ha de ser versàtil, flexible i intuïtiva .
Si esteu intentant crear un espai flexible i útil per a grups reduïts de persones per treballar, tenir una pantalla gran a la paret pot semblar al principi una bona idea. Tanmateix, és important que la pantalla no ompli tota la paret i domini l’habitació, i que es tingui en compte els que s’asseuen a prop de la pantalla. Una pantalla multimèdia que no només tingui la mida adequada sinó també la posició correcta davant de l’usuari és un factor clau per garantir la concentració i el focus. Les pantalles han de ser fàcils de connectar perquè no perdis massa temps per configurar-les, maximitzant així el temps de Huddle. Els monitors motoritzats, retràctils i plegables garanteixen un ús òptim de l’espai limitat. La possibilitat de donar forma a aquestes pantalles per adaptar-se millor a un nombre diferent de persones assegudes al voltant d’una taula és un avantatge afegit. Això proporciona un equilibri entre la visualització de la pantalla còmoda i la visibilitat dels participants i, al seu torn, permetrà als espectadors col·laborar de manera més natural, literalment amuntegats al voltant de la taula, en lloc de mirar una sola pantalla llunyana. La qualitat del vídeo és imprescindible, i també la qualitat del so. Els millors altaveus omnidireccionals de la seva classe optimitzen l’acústica de l’habitació. Els monitors de vídeo professionals de bona qualitat col·locats estratègicament permeten una fàcil connectivitat per als treballadors remots. La capacitat de connectar dispositius personals proporciona una familiaritat molt necessària. La privadesa proporcionada a l’Huddle Room i el control dels dispositius connectats ajuden a protegir la propietat intel·lectual de l’organització. Aquest és el nucli de la Taula Huddle.
Totes aquestes característiques garanteixen una millora de la privadesa, la flexibilitat, la facilitat d’ús i una millor experiència d’usuari , facilitant al seu torn una millor comunicació i un treball més eficient i eficaç, cosa que només pot ser bo per als negocis.
Els costos intangibles de la tecnologia més bàsica:
Quan els pressupostos són ajustats, pot semblar una bona idea buscar la pantalla de consum més barata disponible i col·locar-la a la paret. Però aquesta pot ser una decisió molt miope. Alguna vegada has pensat en el cost d’una mala idea?
Les pantalles de mala qualitat que són difícils d’utilitzar i incòmodes d’utilitzar donen lloc a reunions de mala qualitat que frustren els participants i afecten negativament les relacions internes i externes. La percepció de l’empresa que tenen els empleats i convidats es pot veure greument danyada. Cal tenir en compte raons econòmiques tangibles i factors emocionals intangibles a l’hora de calcular el retorn de la inversió en una sala Huddle: reducció de despeses de viatge, reducció de l’ús de paper i costos d’administració, reducció de costos immobiliaris associats a l’ús versàtil de l’espai, estalvi de temps derivat de la reducció de les necessitats de desplaçament, estalvi de temps per organitzar una reunió més eficient, etc.
A més, els estudis mostren que els participants a la reunió responen bé a l’estimulació dels seus sentits. És crucial adoptar una tecnologia que augmenti els nivells d’interès, motivi, fomenti la creativitat, augmenti la productivitat i doni a les empreses un avantatge competitiu amb la mà d’obra més jove i connectada d’avui. Un entorn de treball que valora les persones i les converses que tenen significa reunions més productives i treballadors compromesos i, al seu torn, augmenta la satisfacció dels empleats i dels socis. Una sala Huddle equipada amb l’última tecnologia indica, doncs, que vostè i la seva empresa sou atents, progressistes i innovadors: grans associacions per a la pròpia imatge corporativa.
Vídeo: Arthur Holm introdueix monitors en forma de diamant Dynamic4 per a sales de reunions
