Wie Woody Allen schon sagte: “ Ich denke viel an die Zukunft, weil das der Ort ist, wo ich den Rest meines Lebens zubringen werde.” Und was wird uns 2020 bringen? Laut den Prognosen wird es den Wendepunkt darstellen, von dem aus der Fortschritt der Technologie des 20. Jahrhunderts beurteilt werden kann: Quantencomputer mit der Fähigkeit zu unmöglichen Berechnungen, Big Data, Roboter, mit Künstlicher Intelligenz ausgestattete Maschinen, das Internet der Dinge, selbstfahrende Autos, Drohnen… all dies und noch mehr gehört zu dem neuen Ökosystem der Unternehmen. Doch welchen Einfluss hat dies alles auf Versammlungsräume?

Nach jüngsten Studien nehmen die meisten Beschäftigten im Schnitt an über 60 Versammlungen im Jahr teil, während Führungskräfte zwischen 40% und 50% ihrer Zeitdafür aufwenden und in unterschiedlichem Ausmaß unter den unvermeidbaren Zeitverlusten leiden, die diese Versammlungen bedeuten. Und es ist nicht leicht, die Terminkalender der Teilnehmer miteinander in Einklang zu bringen, zu verhindern , dass jemand zu spät kommt, die Inhalte und die relevanten Unterlagen vorzubereiten… Laut Blair Pleasant, einer Industrieanalystin für vereinheitlichte Kommunikation, wird Künstliche Intelligenz eine entscheidende Rolle für die Art und Weise spielen, in der wir in naher Zukunft kommunizieren und zusammenarbeiten werden. Ihre Aufgabe wird sein, Versammlungen zu erleichtern, die Produktivität zu steigern, Ressourcen einzusparen und den allgemeinen wirtschaftlichen Ablauf zu verbessern.

Doch was ist die Künstliche Intelligenz, und wie können wir sie im Bereich der Versammlungen anwenden?

Die KI ist ein umfassendes Gebiet, bei der verschiedene Technologien mitwirken, wie Bots oder Softwareanwendungen, die automatische und sich wiederholende Aufgaben ausführen, Robotik, Sprachprozessoren, Sprachassistenten wir Siri, Google Assistant, Cortana oder Alexa (mir fällt es immer noch schwer, zu begreifen, wie eine Maschine das verstehen kann, was ich sage, wenn wir uns oft nicht einmal untereinander verstehen, doch wenn jemand spricht, registrieren unsere Ohren die Druckwellen in der Luft und übersetzen sie in Nervenimpulse, die ins Gehirn gelangen. Dort werden diese Informationen mit einer persönlichen Datenbank auf der Grundlage unserer Erfahrungen und Kultur abgeglichen, was dann zum Verstehen führt. Die Maschinen verstehen uns noch nicht – denken wir daran, dass Hören nicht bedeutet, verstehen zu können –, doch sie sind in der Lage, zu wissen, was wir gerade sagen).

Wie wir bereits ausgeführt haben: ein Grund dafür, dass Versammlungen unproduktiv sein können, ist der, dass wir im Allgemeinen zu viel Zeit damit verbringen, die Versammlung zu planen und einen passenden Zeitplan für alle Teilnehmer zu finden. Denn anstatt Zeit damit zu verlieren, in Erfahrung zu bringen, wer wann verfügbar ist, können Bots eingesetzt werden, um Terminkalender aufeinander abzustimmen, die Menschen zu identifizieren, die an der Versammlung teilnehmen sollen, und auf die richtigen Unterlagen und Hilfsmittel vor und während derselben zuzugreifen. Während der Versammlung können sie automatisch zusätzliche Informationen wie Weblinks und Videos je nach den verwendeten Schlüsselwörtern identifizieren und präsentieren. Nach der Versammlung können die Tools der Künstlichen Intelligenz genutzt werden, um die zugewiesenen Aufgaben und Deadlines weiterzuverfolgen, den Inhalt der Versammlung zusammenzufassen und zu transkribieren, und den Teilnehmern z.B. den Zugang zu den relevanten Informationen in Abhängigkeit von dem Thema oder dem Zeitpunkt zu liefern, an dem ihr Name erwähnt wurde.

Zusätzlich müssen noch Punkte von extremer Wichtigkeit geklärt werden, wie der Datenschutz und die Ethik bei der Verwendung unserer Daten. Die Zukunft hat schon begonnen.