El COVID-19 nos encerró a todos en casa. Y gracias a él descubrimos otras formas de trabajar, de relacionarnos y, en definitiva, de vivir.  Nos hemos esforzado en seguir adelante, hemos aprendido a utilizar las videoconferencias y las aplicaciones de reuniones virtuales en un tiempo récord, nos hemos adaptado a trabajar desde nuestros hogares: a menudo en situaciones complejas sin contar con el espacio necesario, rodeados de ruidos de fondo tales como ladridos, niños chillando y correteando, y navegando a trompicones en una red lenta y saturada.  Dejamos de viajar, las ferias y los eventos se cancelaron e incluso dejamos de visitar a nuestros familiares y amigos.  Dejamos de acudir físicamente a la oficina (durante los meses de marzo y abril, un 70 % de la población activa trabajaba desde casa) y vamos regresando paulatina y escalonadamente (en este momento un 33 % sigue trabajando de forma remota).  Y las previsiones apuntan a que esta tendencia se mantendrá: si antes de la pandemia las reuniones presenciales representaban un 60 % del total de encuentros, se estima que en 2024 las reuniones presenciales representarán tan solo un 25 %.

Sin embargo, varios estudios realizados por diferentes fuentes (Gensler, McKinsey, Forbes y la universidad de Stanford) arrojan resultados muy llamativos. Si bien en un inicio los empleados se mostraban satisfechos o muy satisfechos trabajando desde sus hogares, después de un cierto período de tiempo experimentaban descensos en los niveles de salud mental, de creatividad y de productividad. Forbes realizó un estudio con una muestra de 12.000 personas y las conclusiones fueron: tan solo un 28 % reportó un estado de salud mental positivo, un 32 % se mostró satisfecho con su trabajo y un 36 % se mostró motivado, en comparación con las cifras previas a la pandemia que mostraban un 50 y un 60 % de motivación y satisfacción laboral. El economista y profesor de Stanford Nicholas Bloom lleva años estudiando el impacto sociológico del teletrabajo. En 2014 colaboró en un experimento: una empresa china pretendía desarrollar un plan de empresa sin invertir en espacios de oficinas. Para ello, realizaron una prueba con 250 personas que debían trabajar desde sus casas durante 12 meses. En un inicio, los resultados fueron esperanzadores: durante los 3 primeros meses se calcula que la productividad aumentó en un 13 % y se experimentó una disminución del 50 % en rotación de personal. Pero al cabo de 9 meses, las sensaciones de aislamiento y de soledad aparecieron en escena. Las personas empezaron a quejarse de que sus posibilidades de promoción habían disminuido, no podían hablar esporádica y espontáneamente ni con sus superiores ni con sus colegas; los niveles de creatividad y de innovación disminuyeron drásticamente, así como el nivel de motivación y de compromiso con la empresa. Bloom apunta también a que el teletrabajo fomenta las desigualdades ya que no todos podemos trabajar de forma remota y muchas tareas son inevitablemente presenciales: transportes, salud, manufactureras, etc. Otras desigualdades residen en las condiciones de cada uno: tal vez no se disponga de buena conexión a Internet o de un espacio o del equipo adecuado para poder trabajar desde casa. Según Bloom, los trabajadores con mayor formación o con un nivel adquisitivo superior parten con ventaja para poder trabajar de forma remota. Otra tendencia que probablemente persistirá será el éxodo de las grandes ciudades hacia las afueras. Si seguimos requiriendo distancia social, es posible que, en lugar de elegir un rascacielos, una empresa se plantee instalarse en una zona industrial más despoblada y de fácil acceso.

El estudio realizado por Gensler (“US Workplace Survey 2020”) es también muy interesante. En él se preguntaba a 2.300 trabajadores de varios sectores sobre el lugar desde el que preferían trabajar: desde casa, un espacio co-working, una cafetería, etc. Y el lugar preferido por la mayoría fue la oficina. El estudio de Gensler revela que antes de la pandemia tan solo 1 de cada 10 trabajadores lo hacía regularmente desde sus casas. Durante la pandemia, el 42 % de la fuerza laboral de los USA lo ha hecho desde casa. El teletrabajo no ha sido sólo la solución para no colapsar la economía sino un arma para la lucha contra el COVID.

Pero solo un 12 % quiere seguir trabajando desde casa; el resto quiere volver a la oficina o adoptar un modelo híbrido (dos días en casa y tres en la oficina). Echan de menos a sus colegas, las conversaciones en la máquina de café, los post-it en las pizarras, la energía y el ambiente que se genera en un espacio de gente reunida entorno a un propósito común.

Por ello, no cabe la posibilidad de que desaparezcan determinados espacios en la oficina que permiten las reuniones y la colaboración interpersonal. Al contrario, es probable que acaben incluso siendo más importantes que nunca y deberemos prestarles una atención especial.

  • Las salas de reuniones deberán ser lugares seguros y deberán transmitir esta sensación de seguridad. Deberán ser capaces de transformarse rápida y fácilmente para poder asegurar los protocolos de distancias mínimas. Disponer de monitores motorizados retráctiles aporta sin duda esta versatilidad del espacio ya que permite que la mesa se adapte instantáneamente a un número diferente de personas. La tecnología retráctil sirve precisamente para dotar a las mesas de esta flexibilidad. Tan sólo se usan los monitores y los micrófonos necesarios según las necesidades y requerimientos de cada reunión y todo ello se controla remotamente. Asimismo, integrar sistemas de ocultación para protección y desinfección en la propia mesa ayuda a la prevención y aumentan la sensación de estar en un entorno seguro.

  • Reunirse para socializar, colaborar, innovar y crear serán los principales objetivos de las oficinas. Disponer de tecnología personal para cada asistente a la reunión; ya sea pantalla de vídeo o sistema de audio aumenta la concentración y, por ende, la productividad.

  • La sala de reuniones deberá contar con las herramientas tecnológicas necesarias para adaptarse a los participantes remotos. La videoconferencia seguirá jugando un rol importantísimo. La integración de cámaras individuales en cada uno de los monitores asegurará una mayor calidad de video puesto que en algunas salas no es posible instalar cámaras en las paredes que aseguren un ángulo de visión perfecto y, especialmente cuando el espacio debe ser flexible para adaptarse a un número y disposición variable de participantes en la reunión.

  • La estética de la sala es un elemento fundamental en la imagen de marca corporativo. Disponer de tecnología creada “a medida” para cada sala, teniendo en cuenta el interiorismo y los valores de marca de cada empresa ayuda a reforzar la personalidad de cada empresa y a distanciarse de sus competidores.

  • Las organizaciones valorarán las salas de reuniones como lugares importantísimos en las que se toman decisiones estratégicas; decisiones críticas para seguir siendo innovadoras y competitivas que solo se pueden lograr cuando las personas trabajan juntas y cara a cara.