Le virus Covid -19 est apparu sans crier gare, et soudain, sans que l’on s’en rende compte, tout le monde s’est retrouvé emprisonné dans sa propre maison. Grâce à cela, nous avons découvert d’autres façons de travailler, de nous connecter, de nous adapter et, en fin de compte, de vivre. Nous nous sommes forcés à continuer, nous avons appris à utiliser les vidéoconférences et les applications de réunions virtuelles en un temps record, nous nous sommes adaptés au travail à domicile, souvent dans des situations compliquées, dans un espace exigu, entourés de bruits de fond tels que des aboiements, des enfants qui pleurent et courent partout, tout en persévérant avec une connexion réseau lente et saturée. Nous avons cessé de voyager ; les foires et les événements ont été annulés et nous avons même cessé de rendre visite à notre famille et à nos amis. Nous avons cessé de nous rendre physiquement au bureau (en fait, en mars et avril, 70 % de la population active travaillait à domicile), mais progressivement, lentement et régulièrement, nous sommes revenus (actuellement, 33 % de la population active continue de travailler à distance). Et les prévisions suggèrent que cette tendance va se poursuivre : si, avant la pandémie, les réunions physiques « face à face » représentaient 60 % de toutes les réunions, on estime que d’ici 2024, les réunions « face à face » n’en représenteront plus que 25 %.

Cependant, plusieurs études menées par différentes sources (Gensler, McKinsey, Forbes et l’université de Stanford) montrent des résultats très frappants : alors qu’au départ les employés étaient satisfaits (ou très satisfaits) de travailler à domicile, après un certain temps, ils ont constaté une baisse de leur santé mentale, de leur créativité et de leur niveau de productivité. Forbes a mené une étude auprès de 12 000 personnes et a constaté que seulement 28 % d’entre elles faisaient état d’un état de santé mentale positif, 32 % étaient satisfaites de leur travail et 36 % étaient motivées, alors qu’avant la pandémie, les chiffres étaient respectivement de 50 % et 60 %. Nicholas Bloom, économiste et professeur à l’université de Stanford, étudie depuis des années l’impact sociologique du travail à distance. En 2014, il a collaboré à une expérience : une entreprise chinoise cherchait à élaborer un plan d’affaires sans investir dans de véritables bureaux. Pour ce faire, elle a réalisé un essai avec 250 personnes qui devaient travailler à domicile pendant 12 mois. Au début, les résultats étaient encourageants : au cours des trois premiers mois, on estime que la productivité a augmenté de 13 % et que la rotation du personnel a diminué de 50 %. Mais au bout de 9 mois, un sentiment d’isolement et de solitude s’est installé. Les gens ont commencé à se plaindre que leurs chances de promotion avaient diminué, qu’ils ne pouvaient plus parler de manière informelle et spontanée à leurs supérieurs ou à leurs collègues ; les niveaux de créativité et d’innovation ont diminué de manière spectaculaire, tout comme le niveau de motivation et d’engagement envers l’entreprise. Bloom souligne également que le travail à distance contribue aux inégalités, car tout le monde ne peut pas travailler à distance et de nombreuses tâches sont inévitablement effectuées sur place : transport, santé, fabrication, etc. D’autres facteurs sont liés à la situation de chaque individu : peut-être n’a-t-il pas accès à une bonne connexion Internet ou ne dispose-t-il pas d’un espace ou d’un équipement adéquat pour travailler à domicile. Selon Bloom, les travailleurs qui ont suivi une formation supérieure ou qui ont un pouvoir d’achat plus élevé ont l’avantage de pouvoir travailler à distance. Une autre tendance qui devrait persister est l’exode des grandes villes vers la périphérie. Si l’exigence de distance sociale se poursuit, il est possible qu’au lieu de choisir des bureaux situés dans des tours centrales, une entreprise envisage plutôt de s’installer dans une zone industrielle moins peuplée et bien desservie.

L’étude réalisée en 2020 par Gensler (« US Workplace Survey 2020 ») est également très intéressante.
Dans cette étude, 2 300 travailleurs de différents secteurs ont été interrogés sur l’endroit où ils préféraient travailler : domicile, espace de co-working, cafétéria, etc. Et le lieu préféré de la plupart d’entre eux était le bureau. L’étude Gensler révèle qu’avant la pandémie, seul un travailleur sur dix travaillait régulièrement à domicile. Mais pendant la pandémie, ce chiffre est passé à 42 % de la main-d’œuvre américaine. Par conséquent, le travail à distance n’a pas seulement changé la donne et constitué une solution importante pour éviter un effondrement économique, mais aussi une arme dans la lutte contre le Covid 19.
Pourtant, seuls 12 % des travailleurs souhaitent continuer à travailler à domicile ; les autres veulent retourner au bureau ou
adopter un modèle hybride (par exemple, deux jours à la maison et trois au bureau). Leurs collègues
, les conversations et les bavardages à la machine à café ou à la fontaine à eau, les post-it sur les tableaux, l’énergie partagée, le travail d’équipe et l’atmosphère générée dans un espace de personnes concentrées sur un objectif commun leur manquent.

Pour cette raison, il semble très peu probable que les espaces de bureau avec accès et les zones de réunion et de collaboration disparaissent un jour. Au contraire, il est probable qu’ils deviendront encore plus essentiels qu’auparavant et que nous devrons leur accorder une attention particulière.

Les salles de réunion et de conférence doivent être des espaces sûrs qui transmettent ce sentiment de sécurité.
Elles doivent pouvoir se transformer rapidement et facilement pour garantir les protocoles de distance sociale.

Une salle de réunion équipée de moniteurs motorisés rétractables offre à la fois la flexibilité de l’espace et la sécurité, en permettant l’adaptation instantanée des tables en fonction du nombre de personnes. La beauté de la technologie rétractable réside précisément dans le fait qu’elle offre aux tables cette flexibilité exceptionnelle. En fonction des besoins de la réunion, seuls les moniteurs et les microphones nécessaires sont utilisés, et tout cela est contrôlé à distance. En outre, l’intégration de systèmes de protection et de désinfection dissimulés dans les tables elles-mêmes est essentielle pour maintenir des normes de propreté élevées et accroître le sentiment général d’être dans un environnement de travail sûr.

Se réunir pour socialiser, collaborer, innover et créer seront les principaux objectifs du bureau. La disponibilité d’une technologie personnelle pour chaque participant à une réunion, qu’il s’agisse d’un écran vidéo ou d’un système audio, augmente la concentration, la sécurité et, par conséquent, la productivité.

En outre, la salle de réunion doit disposer de la technologie nécessaire pour accueillir les participants à distance. La vidéoconférence continuera à jouer un rôle extrêmement important. L’intégration de caméras individuelles sur chacun des moniteurs garantira une meilleure qualité vidéo car, dans certaines salles, il n’est pas toujours possible d’installer des caméras sur les murs qui garantissent un angle de vue parfait, en particulier lorsque l’espace doit s’adapter à un nombre et à une disposition variables des participants à la réunion.

L’esthétique de la pièce est un élément crucial de l’image de marque de l’entreprise. Pouvoir fournir une technologie créée « sur mesure » pour chaque pièce, en tenant compte de la décoration intérieure ou des valeurs de la marque de chaque entreprise, permet de renforcer la personnalité et l’image de l’entreprise et donc de se démarquer de la concurrence.

Ceci étant dit, les organisations considèrent les salles de réunion comme des lieux extrêmement importants où sont prises les décisions stratégiques, des décisions qui sont essentielles pour rester innovant, pertinent et compétitif, et qui ne peuvent être prises que lorsque les gens sont capables de se réunir, de travailler ensemble et d’être « face à face ».