Il virus Covid -19 è apparso senza alcun preavviso e all’improvviso, prima che ce ne accorgessimo, tutti erano imprigionati nella propria casa. Grazie a ciò, abbiamo scoperto altri modi di lavorare, di connetterci, di adattarci e, in definitiva, di vivere. Ci siamo costretti ad andare avanti, abbiamo imparato a usare le app per videoconferenze e riunioni virtuali in tempi record, ci siamo adattati a lavorare da casa nostra, spesso in situazioni complicate, in spazi angusti, circondati da rumori di sottofondo come l’abbaiare, il pianto dei bambini e le corse in giro, continuando a perseverare con una connessione di rete lenta e satura. Abbiamo smesso di viaggiare, le fiere e gli eventi sono stati cancellati e abbiamo persino smesso di visitare parenti e amici. Abbiamo smesso di recarci fisicamente in ufficio (infatti, nei mesi di marzo e aprile il 70% della popolazione lavorativa ha lavorato da casa), ma gradualmente, lentamente e costantemente siamo tornati (attualmente il 33% continua a lavorare da remoto). Le previsioni indicano che questo modello continuerà: se prima della pandemia le riunioni fisiche “faccia a faccia” rappresentavano il 60% di tutte le riunioni, si stima che entro il 2024 le riunioni “faccia a faccia” si ridurranno ad appena il 25%.
Tuttavia, diversi studi condotti da fonti diverse (Gensler, McKinsey, Forbes e Stanford University) mostrano risultati molto sorprendenti: mentre all’inizio i dipendenti erano soddisfatti (o molto soddisfatti) di lavorare da casa, dopo un certo periodo di tempo hanno registrato una diminuzione del benessere mentale, della creatività e dei livelli di produttività. Forbes ha condotto uno studio su 12.000 persone e ha scoperto che solo il 28% ha riportato uno stato di salute mentale positivo, il 32% è soddisfatto del proprio lavoro e il 36% è motivato, rispetto ai dati precedenti alla pandemia che erano rispettivamente del 50% e del 60%. L’economista e professore dell’Università di Stanford Nicholas Bloom studia da anni l’impatto sociologico del lavoro a distanza. Nel 2014 ha collaborato a un esperimento: un’azienda cinese voleva sviluppare un piano aziendale senza investire in uffici veri e propri. Per farlo, ha condotto una sperimentazione con 250 persone che dovevano lavorare da casa per 12 mesi. All’inizio i risultati sono stati incoraggianti: nei primi 3 mesi si stima che la produttività sia aumentata del 13% e che il turnover del personale sia diminuito del 50%. Dopo 9 mesi, però, si sono manifestati sentimenti di isolamento e solitudine. Le persone cominciarono a lamentarsi che le loro possibilità di promozione erano diminuite, non potevano più parlare in modo informale e spontaneo né con i superiori né con i colleghi; i livelli di creatività e innovazione diminuirono drasticamente, così come il livello di motivazione e l’impegno verso l’azienda. Bloom sottolinea anche che lavorare da remoto contribuisce alle disuguaglianze, poiché non tutti possono lavorare da remoto e molte mansioni sono inevitabilmente svolte in loco: trasporti, sanità, produzione, ecc. Altri fattori risiedono nelle circostanze di ciascun individuo: magari non ha accesso a una buona connessione a Internet o a uno spazio o a un’attrezzatura adeguati per lavorare da casa. Secondo Bloom, i lavoratori che hanno conseguito un’istruzione superiore o un maggiore potere d’acquisto sono avvantaggiati dalla possibilità di lavorare da remoto. Un’altra tendenza che probabilmente persisterà è l’esodo dalle grandi città verso le periferie. Se il requisito della distanza sociale continua, è possibile che, invece di scegliere uffici centrali in grattacieli, un’azienda prenda in considerazione l’idea di localizzarsi in un’area industriale meno popolata e ben collegata.
Anche lo studio del 2020 condotto da Gensler (“US Workplace Survey 2020”) è molto interessante.
In esso è stato chiesto a 2.300 lavoratori di vari settori da quale luogo preferiscono lavorare, ad esempio da casa, da uno spazio di co-working, da una caffetteria, ecc. Il luogo preferito dalla maggior parte dei lavoratori è stato l’ufficio. Lo studio di Gensler rivela che prima della pandemia solo 1 lavoratore su 10 lavorava regolarmente da casa. Ma durante la pandemia questa percentuale è salita al 42% della forza lavoro statunitense. Di conseguenza, il lavoro da remoto non solo ha rappresentato una svolta e una soluzione importante per evitare il collasso economico, ma anche un’arma nella lotta contro il Covid 19.
Tuttavia, solo il 12% vuole continuare a lavorare da casa; il resto vuole tornare in ufficio o
adottare un modello ibrido (ad esempio due giorni a casa e tre in ufficio). Mancano i colleghi di
, le conversazioni e le chiacchiere alla macchinetta del caffè o al distributore d’acqua, i post-it sulle lavagne, l’energia condivisa, il lavoro di squadra e l’atmosfera che si crea in uno spazio di persone concentrate su un obiettivo comune.
Per questo motivo, sembra molto improbabile che gli spazi d’ufficio con accesso e aree per le riunioni e la collaborazione possano scomparire. Al contrario, è probabile che finiranno per essere ancora più essenziali di prima e che dovremo prestarvi maggiore attenzione.
Le sale riunioni e conferenze devono essere aree sicure che trasmettano questa sensazione di sicurezza.
Devono essere in grado di trasformarsi rapidamente e facilmente per garantire i protocolli di distanza sociale.
Una sala riunioni dotata di monitor motorizzati retrattili offre la flessibilità dello spazio e della sicurezza, consentendo di adattare istantaneamente i tavoli in base al numero di persone. Il bello della tecnologia Retractable è proprio questo: fornire ai tavoli questa eccezionale flessibilità. A seconda delle esigenze della riunione, vengono utilizzati solo i monitor e i microfoni necessari, il tutto controllato da remoto. Inoltre, l’integrazione di sistemi di protezione e disinfezione a scomparsa nei tavoli stessi, fondamentale per mantenere elevati standard di pulizia, aumenta la sensazione generale di trovarsi in un ambiente di lavoro sicuro.
Le riunioni per socializzare, collaborare, innovare e creare saranno gli obiettivi principali dell’ufficio. La disponibilità di tecnologia personale per ogni partecipante alle riunioni, che si tratti di uno schermo video o di un sistema audio, aumenta la concentrazione, la sicurezza e, di conseguenza, la produttività.
Inoltre, la sala riunioni deve disporre della tecnologia necessaria per accogliere i partecipanti remoti. Le videoconferenze continueranno a svolgere un ruolo estremamente importante. L’integrazione di telecamere individuali su ciascuno dei monitor garantirà una qualità video superiore perché in alcune sale potrebbe non essere possibile installare telecamere alle pareti che garantiscano un angolo di visione perfetto, soprattutto quando lo spazio deve adattarsi al numero e alla disposizione variabile dei partecipanti alle riunioni.
L’estetica della stanza è un elemento cruciale per l’immagine del marchio aziendale. Essere in grado di fornire una tecnologia creata “su misura” per ogni stanza, tenendo conto del design degli interni o dei valori del marchio di ogni azienda, aiuta a rafforzare la personalità e l’immagine dell’azienda e quindi a distanziarsi dalla concorrenza.
Detto questo, le organizzazioni considereranno le sale riunioni come luoghi estremamente importanti in cui vengono prese le decisioni strategiche; decisioni che sono fondamentali per rimanere innovativi, rilevanti e competitivi e che possono essere raggiunte solo quando le persone sono in grado di riunirsi, lavorare insieme ed essere “faccia a faccia”.
