La culture d’entreprise a changé radicalement au cours des dernières années. Les travailleurs traditionnels de neuf à cinq ans sont remplacés par une main-d’œuvre plus mobile et plus flexible. Les employés travaillent désormais souvent à domicile ou dans plusieurs bureaux, et les déplacements sont la norme pour beaucoup d’entre eux. Les innovations dans le domaine des communications unifiées, ainsi que le récent ralentissement économique mondial, ont contribué à accélérer la transformation vers des espaces de bureau ouverts, polyvalents et plus faciles à gérer.
Cependant, ces espaces ouverts ne conviennent pas à tout le monde. En fait, certaines études soulignent que les bureaux ouverts diminuent la productivité et le bien-être des employés, tout en augmentant le nombre de jours de maladie pris. Des recherches récentes soutenues par la Harvard Business School ont montré que la suppression des limites physiques telles que les murs et les portes entraînait une baisse de la communication entre les travailleurs, et que les interactions en face à face diminuaient de 70 %. En outre, certains employés ont besoin de leur propre espace pour les réunions ou la réflexion créative, pour assurer la confidentialité ou simplement pour échapper aux distractions d’un plan de travail ouvert. Quoi qu’il en soit, nous constatons une augmentation du nombre d’entreprises créant des espaces de réunion petits et flexibles destinés à des conversations informelles, des présentations, des séances de brainstorming, des conférences avec des travailleurs à distance ou tout autre type de collaboration.
Les huddle rooms sont des espaces conçus pour ces réunions quotidiennes impromptues, et ils essaient d’utiliser au mieux l’espace limité. Ces réunions comptent généralement 2 à 8 participants, ne durent pas très longtemps et ne sont souvent pas programmées à l’avance. L’idée est de faire plus en moins de temps, de créer une collaboration plus efficace grâce à un partage plus efficace des idées, un brainstorming et une génération d’idées plus innovants, de créer un environnement d’innovation, d’engagement et de productivité. Au cours des prochaines années, nous assisterons probablement à une transformation de ces espaces, sous l’impulsion de trois aspects essentiels : Flexibilité, facilité d’utilisation et amélioration de l’expérience des utilisateurs.
L’importance de choisir la bonne technologie :
La meilleure partie d’une salle de réunion ? Vous pouvez y accueillir des réunions importantes, ou des collègues de travail pour une mini-session de brainstorming. L’espace est polyvalent et la technologie de pointe permet à la Huddle room de s’adapter en conséquence. Il est important que la technologie en jeu soit facile à utiliser, sans qu’aucune formation ne soit nécessaire. En gardant cela à l’esprit, la table Huddle, l’essence même de la salle Huddle, doit être polyvalente, flexible et intuitive.
Si vous essayez de créer un espace flexible et utile pour que de petits groupes de personnes puissent travailler, avoir un grand écran au mur peut sembler une bonne idée au début. Cependant, il est important que l’écran ne remplisse pas tout le mur et ne domine pas la pièce, et qu’on tienne dûment compte de ceux qui sont assis près de l’écran. Un écran multimédia qui a non seulement la bonne taille, mais aussi la bonne position devant l’utilisateur est un facteur clé pour assurer la concentration et le focus. Les écrans doivent être faciles à connecter pour que vous ne perdiez pas trop de temps à les installer, ce qui maximise votre temps de Huddle. Les écrans motorisés, rétractables et pliables assurent une utilisation optimale de l’espace limité. La possibilité de modeler ces écrans pour mieux s’adapter à un nombre différent de personnes assises autour d’une table est un avantage supplémentaire. Cela permet de trouver un équilibre entre la commodité du visionnage de l’écran et la visibilité des participants, et permettra aux spectateurs de collaborer plus naturellement, littéralement blottis autour de la table, plutôt que de regarder un seul écran distant. La qualité vidéo est un must, tout comme la qualité sonore. Les meilleures enceintes omnidirectionnelles de leur catégorie optimisent l’acoustique de la salle. Des moniteurs vidéo professionnels de bonne qualité, placés stratégiquement, permettent une connectivité aisée pour les travailleurs à distance. La possibilité de connecter des appareils personnels permet de se familiariser avec les lieux. La confidentialité assurée dans la salle de réunion et le contrôle des appareils connectés contribuent à protéger la propriété intellectuelle de l’organisation. C’est le cœur de la Huddle Table.
Toutes ces caractéristiques assurent une meilleure protection de la vie privée, une plus grande souplesse, une plus grande facilité d’utilisation et une meilleure expérience de l’utilisateur, ce qui permet une meilleure communication et un travail plus efficace et plus efficient, ce qui ne peut qu’être bénéfique pour les entreprises.
Les coûts intangibles d’une technologie plus fondamentale :
Lorsque les budgets sont serrés, il peut sembler judicieux de rechercher le présentoir le moins cher pour le consommateur et de le placer sur un mur. Mais cette décision peut être prise à très court terme. Avez-vous déjà pensé au coût d’une mauvaise idée ?
Des écrans de mauvaise qualité, difficiles à utiliser et peu pratiques, entraînent des réunions de mauvaise qualité qui frustrent les participants et ont un impact négatif sur les relations internes et externes. La perception de l’entreprise par les employés et les invités peut être sérieusement endommagée. Il faut tenir compte de raisons économiques tangibles et de facteurs émotionnels intangibles pour calculer le retour sur investissement d’une salle de réunion : réduction des frais de déplacement, réduction de l’utilisation de papier et des coûts administratifs, réduction des coûts immobiliers liés à l’utilisation polyvalente de l’espace, gain de temps résultant de la réduction des besoins de déplacement, gain de temps pour organiser une réunion plus efficace, etc.
En outre, des études montrent que les participants aux réunions réagissent bien à la stimulation de leurs sens. Il est crucial d’adopter une technologie qui augmente le niveau d’intérêt, motive, favorise la créativité, stimule la productivité et donne aux entreprises un avantage concurrentiel par rapport à la main-d’œuvre plus jeune et plus connectée d’aujourd’hui. Un environnement de travail qui valorise les personnes et les conversations qu’elles ont, signifie des réunions plus productives et des travailleurs plus engagés, et se traduit par une plus grande satisfaction des employés et des partenaires. Une salle de réunion équipée des dernières technologies indique donc que vous et votre entreprise êtes attentionnés, progressistes et innovants – de formidables associations pour l’image de votre entreprise.
Video: Arthur Holm Intros Dynamic4 Diamond-Shaped Monitors For Huddle Rooms
